探討翻譯公司的內部電腦化管理

在目前市場競爭日益激烈的今天,一個翻譯公司能否快速發展，內部的治理必需要保證高效嚴謹，否則，即使外在業務再好、職員規模再擴大也會由於治理上的漏洞而受影響，嚴峻的還會導致公司從快速擴大變成快速萎縮。
　　翻譯行業是個服務性行業，要想做好對外的服務，首先要抓好對內的服務，也就是職員的治理工作。無論哪個公司都不可能完全依靠自身的專職翻譯職員來解決所有客戶的翻譯委託，必需或者說是不得不借助於外腦，也就是兼職舌人來完成。由於，往往良多翻譯服務需求量大的客戶是技術性出產或研究單位，稿件基本上都帶有較強的專業性內容，對譯者的要求已經不僅僅是語言的轉換，而是需要對其專業的認識度和專業用詞的到位度，所以,即使是翻譯公司的專職舌人人數達到了一定的數目，也難以做到和大多數客戶的專業完全對口，不可避免地需要擅長不同技術專業的兼職翻譯來擔當工作.因此,也非常需要及時將這些兼職舌人按專業背景進行分組收拾整頓,以便於日後的稿件順利委託.
　　對於一個單位的負責人來說，既要領導和協調本單位的專職翻譯和其他治理職員，又要治理好那些見面次數未幾甚至是根本未見過面的兼職舌人們，不是件輕易的事。特別是因為兼職舌人特有的分散性大、機動性較強的特點，除了在最初的篩選中就需花費較大的精力外，假如一旦需要委託他們進行翻譯工作，那麼不管是從開始委稿環節再到交稿校對環節，仍是到辦款結算環節都會有不少的隱患和漏洞的存在，導致兼職舌人和翻譯公司之間產生各種各樣的矛盾，於是就有了常常泛起在網上各翻譯論壇上的兼職舌人投訴和號召抵制某一翻譯公司的情況發生，實在除了有個別翻譯公司確實是害群之馬外，良多都是在治理環節上泛起題目而又沒及時解決而造成的。另外，由於翻譯行業的客戶種類既有個人也有單位,翻譯用度也是銀行轉帳與現金形式並存,現金活動比較頻繁，治理不嚴極易泛起貪污題目.一旦發生則不但公司聲譽和經濟上都倍受損失,當事人本身的前途也毀於一旦.
　　不光對內治理,在對外客戶的洽商上,也往往會有這種題目, 一些對價格比較敏感的客戶,在進行二次委託時,經常會有意錯報前一次的合同價格,假如翻譯公司不能及時查到前一次的翻譯記實,就面對降價則犧牲利潤,不降價又丟失回頭客的尷尬被動局面.
　　因此,建立一套較為周密的治理系統極為重要，切當的說是建立一套簡易實用的電腦治理程式，以軟體來代替和協助人工的治理。該治理系統能做到將舌人治理和客戶治理合為一體，操縱要簡樸，使用要利便。
　　這個系統要建立在翻譯公司內部治理基本原則下:
　　1．簽定客戶合同與鋪排舌人翻譯不能是統一個人.
　　2．不管是專職坐班舌人仍是兼職舌人,在接受翻譯工作前均需簽定翻譯委託單,作為日後用度結算之依據.
　　3．舌人委託翻譯單的編號必需與客戶委託合同的編號相同.
　　這個系統必需保證三點作用:
　　1．錄入內容後可隨時查詢,利於逐日工作的順利進行,避免漏掉或錯委.
　　2．內容一旦錄入後未經總管授權不能更改,因為每個環節是連續的,因此起到監視各工作環節的作用.
　　3．萬一工作中泛起錯誤,可及時查到錯誤發生的根源.
　　日常操縱這個系統的有下列職員:
　　譯管部
　　第一人是負責鋪排舌人進行翻譯的譯管部職員，簡稱委稿人。他（她）在確定接稿舌人人選後將客戶合同及委託舌人的部門相關情況輸入該治理系統.
　　第二人是負責向舌人下發委託翻譯單的譯管部職員,簡稱下單員. 他（她）的工作就是填寫委託翻譯單的內容.
　　第三人是負責譯稿的審校工作的審校部職員 ,簡稱校對人.他（她）的工作就是統計譯稿審校後泛起的錯誤及相應的扣款額,填寫扣款單.
　　財務部
　　操縱者負責辦理翻譯費給舌人的出納員.簡稱結算人。他(她)的工作是核查系統自動統計舌人的實際應辦翻譯費金額.並據此辦理付款手續.
　　業務部
　　操縱者是當日簽定客戶委託合同的業務員。簡稱增補人。他（她）的工作是增補錄入客戶合同中的內容。
　　除了錄入當日工作情況外，採用該治理系統的翻譯公司譯管部還可以充分使用系統的查詢功能。委稿人可以一上班便打開《待譯稿件鋪排表》，就能很明確知道有哪些稿件在進行翻譯中，是哪些舌人在譯，可以對交稿較集中的時間預先就有掌握，提前鋪排調度好審校的職員。
　　同時，委稿人還調閱《委託單》，核查是否對每個在譯職員都已經下發過委託翻譯單，委託事項是否已明確無誤，以防止泛起錯誤委託舌人，或漏掉通知稿件留意事項及交稿時間等等。
　　作為審校職員的校對人，也應在逐日上班即打開《校對計畫表》，並根據其中各稿件的交稿時間確定當日待校稿件順序。
　　財務部也可以逐日打開《辦款計畫表》，對即將進行的翻譯費辦理做出時間上和職員上的鋪排。可以完全杜絕延誤給兼職舌人的辦款時間，或者漏辦了舌人的翻譯用度，也避免翻譯費金額發生錯誤，從根本上杜絕了貪污現象的發生。
　　該系統對業務部也大有好處：
　　1．業務部在洽商接稿時可以從系統中調出以前類似稿件的翻譯情況，對價格可否浮動、交稿時間伸縮都能提前預備。
　　2．碰到在交稿後較長時間後客戶才回饋稿件題目，也能及時查閱覆核給予解決，客戶一定會對翻譯公司的效率和責任心留下的好印象。
　　當然，最有利的是解脫了公司負責人守在辦公室的監管束縛，負責人可隨時瞭解公司翻譯流程中各環節的進展情況，對各環節治理人的工作效率也能掌握，使得負責人能有更多精力和時間去考慮市場和公司發展。
　　有位聞名的經濟治理學家曾經說過，治理就是“管”和“理”，對翻譯公司這個行業的治理者來說，必需先“理”好，才可以“管”好。建立一套電腦治理系統，將日常的翻譯流程環節全部進行電腦化的梳理，才是搞好翻譯公司內部治理的樞紐。